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Como administrar um terreiro de Umbanda

Administrar uma casa não é o que acontece no dia da gira. É o que acontece nos outros vinte e nove dias do mês.

É saber quem faz parte e desde quando. É lembrar que aquela pessoa foi batizada em 2019 e nunca mais voltou para o passo seguinte. É a conta de luz, a mensalidade de quem pode dar, a data que a casa marcou em janeiro e ninguém mais lembra. É a ata da assembleia que alguém pediu e ninguém acha.

Quase toda casa faz isso de cabeça. Funciona, e funciona por muito tempo, até o dia em que a pessoa que sabia de tudo adoece, se muda ou morre. Aí a casa descobre que a administração dela não estava em lugar nenhum.

Este texto é sobre o que registrar para que isso não aconteça. Não é sobre como conduzir uma casa: isso é assunto de fundamento, e cada tradição tem o seu. É sobre a parte administrativa, que é igual em quase toda casa e é a que se perde primeiro.

Quem faz parte, e em que papel

O registro mais básico, e o que mais gente adia. Não basta uma lista de nomes. O que a casa precisa saber de cada pessoa é:

desde quando ela está na casa
qual o papel dela hoje
como falar com ela, com o telefone que atende hoje, não o que estava no papel de 2017
se está ativa ou afastada, e desde quando

O papel é a parte que mais varia de casa para casa, e é por isso que lista pronta não serve. Uma casa organiza por um conjunto de funções, a vizinha por outro completamente diferente, e as duas estão certas. O que importa é que a sua esteja escrita em algum lugar que não seja a cabeça de uma pessoa.

Vale registrar também como a casa chama aquela pessoa. Muita gente é conhecida no barracão por um apelido, e o nome do documento não ajuda ninguém a encontrá-la numa lista.

O que cada pessoa já cumpriu

Aqui está o registro que mais falta, e o que mais custa quando falta.

Toda casa tem marcos. Bori, camarinha, deitada de Oxalá, ebó, batismo, coroação, amaci, obrigação de tantos anos: os nomes variam de casa para casa e de tradição para tradição, e o calendário também. O que quase nenhuma casa tem é a resposta rápida para duas perguntas:

Quem ainda não cumpriu isso este ano?

Faz quanto tempo que fulano fez o dele?

Sem esse registro, a resposta depende de alguém lembrar. E a memória de quem conduz a casa é boa, mas ela é uma só, e ela não faz busca.

O que registrar, por pessoa e por marco: a data em que aconteceu, quem participou naquele dia, e uma observação livre, porque o que importa lembrar raramente cabe num campo.

O calendário, e o que ele deveria avisar

Gira de Exu, festa de Ogum, festa de Iemanjá, gira de preto velho, sessão de consulta: o ano da casa tem data marcada, e quase sempre ela mora na cabeça de alguém.

Um calendário que só mostra o que já foi marcado serve pela metade. O que a casa precisa é do contrário: o que está para vencer. Se um marco se repete a cada dois anos, alguém precisa ser avisado antes de vencer, não depois.

E a antecedência é da casa, não de quem escreveu o calendário. Uma casa quer saber com um ano de antecedência porque precisa organizar; outra quer saber na véspera porque um ano antes não adianta nada. Nas duas o prazo está certo.

O dinheiro

A parte que mais gera desconfiança quando não está registrada, e a mais simples de resolver. Três registros bastam para a maioria das casas:

O que entra. Mensalidade, contribuição, doação, arrecadação de festa. Quem contribuiu, quanto e quando.
O que sai. Luz, água, aluguel, material, manutenção.
O que ficou combinado. Quem foi dispensado da mensalidade, quem pediu para adiar, e por qual motivo.

O terceiro é o que ninguém escreve, e é o que causa problema. Uma casa que dispensa alguém da mensalidade e não registra o porquê vai ter essa conversa de novo daqui a seis meses, e ninguém vai lembrar do que foi combinado.

Registrar não é cobrar mais. É poder olhar para trás e saber o que foi decidido, por quem e por quê.

A papelada, quando a casa precisar dela

Nem toda casa precisa de CNPJ, e é importante dizer que não precisar é legítimo. Muita casa funciona há décadas sem nada disso. Passa a fazer diferença quando a casa quer alugar ou comprar um imóvel no próprio nome, abrir conta bancária, receber doação de quem exige recibo, participar de edital público, ou se proteger de disputa quando quem fundou não estiver mais aqui.

O caminho está detalhado em como legalizar um terreiro, e as regras de convivência que sustentam tudo isso ficam no regimento interno.

O que se perde quando está tudo no caderno

O caderno funciona. Ele é rápido, é barato, e ninguém precisa aprender nada para usá-lo. É por isso que a maioria das casas ainda está nele. O que ele não faz:

Não responde pergunta	quem ainda não cumpriu este ano exige folhear tudo
Não avisa	ele não sabe que uma data está chegando
Não tem cópia	fogo, água ou mudança e a casa perde a história inteira
Só uma pessoa lê	a letra, as abreviações e o critério são de quem escreveu
Não guarda o porquê	ele registra o que aconteceu, nunca o que foi decidido

A última é a que mais dói. O caderno diz que a mensalidade de alguém foi zerada em março. Ele não diz quem decidiu isso, nem por quê. Em outubro, quando a pergunta voltar, não há a quem perguntar.

Por onde começar

Se a casa não registra nada hoje, começar por tudo de uma vez não funciona. Ninguém passa um domingo digitando trinta anos de história. A ordem que costuma funcionar:

As pessoas ativas, com telefone e papel. Só isso já resolve metade dos problemas do dia a dia.
Os marcos do último ano, não os trinta anteriores. O passado antigo entra depois, aos poucos, quando alguém tiver tempo.
O calendário do ano corrente.
O dinheiro, a partir de hoje. Não tente reconstruir o caixa de trás.

O resto entra conforme a casa precisar. Registro que se faz para constar é registro que ninguém mantém.